BOKFØRINGSLOVEN
Tilbake
til Index
EN
VEILEDNING FOR PROFESJONELLE
©2005
Redaktør:
JAN BLOM; jblom@bokholder.com
Oppbevaring
D-6. Timelister til oppbevaring.
Noen bransjer har plikt til å lage oversikt over hva de ansatte
bruker
tiden sin til. Da samme bransjene har oppbevaringsplikt for slike
oversikter (3,5 år, visse bransjer som er spesifisert i
forskriftene:
10 år). Timelistenes innhold er ikkeklart spesifisert slik som
salgsdokumenters innhold. Oversikten (timelisten) kan være grov,
og begrense
seg til
å vise hvilken
kontrakt den enkelte ansatte
har
jobbet med - ikke nødvendigvis hva som er utført.
Oversiktene kalles
for enkelhets skyld timelister. Det er timelistene som skal
oppbevares, ikke hele registreringssystemet.
De bransjene som har fått timelisteplikt etter
bokføringsloven er
bransjer der forbukt tid er dominerende faktor for beregning av pris
på
leveransen. Typiske tilfeller er tjenesteyting som revisjon- og
advokat-virksomhet. 3,5 år oppbevaringstid som
sekundærdokumentasjon.
I tillegg kommer bransjer som vanligvis utfører ordreproduksjon
med meget lang tilvirkningstid (skipsverft,
bygg og anlegg mm). De sistnevnte bransjene hadde timelisteplikt fra
før (ut fra bransjespesifikke forskrifter) og opplever bare
videreføring av tidligere regler. Videdrføringen omfatter
også lengre oppbevaringstid, nemlig 10 år. For
"byggebransjen" i vid forstand gjelder altså enn regel som
skiller seg klart ut fra hovedregelen: 10 år oppbevaring av
sekundærdokumentasjon i form av timelister.
Den 3. veien til oppbevaringsplikt for timelister er som
sekundærdokumentasjon til lønningssystemet.
Oppbevaringsplikt inntrer når man har variabel lønn
på grunn av timebetaling. Variabel lønn kan
oppstå av andre årsaker enn antall timer, f eks tid
på døgnet, helgedagsjobbing, akkord mm. Slike
variasjoner skal også dokumenteres (skrives ned), men
det er ikke sikkert det er praktisk å kalle dokumentasjonen
timelister lenger. Like fullt er slik dokumentasjon oppbevaringspliktig
i 3,5 år som sekundærdokumentasjon til
lønnsutbetalinger etter forskriftenes bestemmelser om
lønninger.
For visse bransjer kan vi ha oppbevaringsplikt for timelister etter
regler om dokumentasjon av inntekt (bekrevet øverst på
denne siden) og etter reglene om dokumentasjon av
lønn. Disse to kildene til dokumentasjon kan
med fordel smelte sammen og dekke begge formål. For en
timelønnet revisor vil felles dokumentasjon av utført
arbeid (inntekt) og lønn være alminnelig og ukomplisert
å gjennomføre.
I byggebransjen kan felles dokumentasjon være mer krevende.
Lovens minimumsakrav til slik dokumentasjon skaper ikke komplikasjon av
betydning. Lovens minimum krever ikke mer dokumentasjon for en
timebetalt bygningsarbeider enn for en timebetalt revisor. Men
kontraktsmessige forhold i byggebransjen vil vanligvis kreve mer enn
lovens minimum både med hensyn til oppfølging av
byggekontrakten og avgrensning mot endringsordrer i
inntektsdokumentasjonen og oppfølging av akkord- og
bonusordninger for timelønnede. Et timeregistreringssystem kan
tjene begge dokumentasjonsformål, men dokumentasjonen som
går til oppbevaring kan med fordel (skjønt det ikke er
nødvendig ut fra forskriftenes krav) være utformet
forskjellig og inneholde forskjellige opplysninger.
Sekundærdokumentajson av tidsforbruk som er ment som
inntektsdokumentasjonen for byggebransjen skal oppbevares i 10
år, mens sekundærdokumentasjon av tid for
lønnsformål skal oppbevares i 3,5 år. Dette
utelukker ikke fellesdokumentasjon.
Husk
at det er visse
opplysninger av nokså enkel natur som er oppbevaringspliktig.
Oppbevaringsplikten kan gjennomføreds med nokså enkle
utskrifter
(tabeller eller images) uten at hele timelistesystemet må
oppbevares. Ofte kan timeregistrering skje i et hjelpesystem for
utfakturering. Ut fra et slikt system kan man ta ut rapporter om
timeforbruk både til lønningsformål og til
dokumentasjon av inntekter uten at alle opplysninger i hjelpesystemet
blir oppbevaringspliktig. Dette skillet er svært
viktig fordi andre forhold (som f eks lisensforhold
til hjelpesystemet) kan være til hinder for at "systemet"
blir oppbevart. Sammenhengen mellom oppbevarte opplysninger og faktisk
inntekt må beskrives i systembeskrivelsen (seksjon C), det samme
gjelder sammenhengen mellom oppbevarte lønningsopplysninger og
lønn.
Er det tillatt å samle opplysninger i et hjelpesystem for
inntektsberegning som ikke oppbevares etter bokføringsloven?
Svaret er Ja. Lovens systematikk bygger på forskjellig behandling
av forsystemer og bokholderisystem. Vær oppmerksom på at
opplysninger som er nødvendige for å beregne inntekten er
oppbevaringspliktig uten at loven er spesifikk på dette punktet.
Når jeg beskriver forskjell mellom oppbevaringspliktige
opplysninger og system for datafangst i sammenheng med byggebransjen er
det fordi byggebransjen kanskje har den største kontrasten
mellom hva som loven krever oppbevart og hva som skal til for å
få en kunde til å betale! Det er vanlig i byggebrasnsjen at
det samles inn i hjelpesystemer for dokumentasjon etter kontrakt med
byggherre langt mer opplysninger enn bokføringsloven krever.
Skapes oppbevaringsplikt av dette ut over det kunden krever etter
kontrakten? Nei.Vi må regne med at det rengs mer detljer i en
rettssak om oppgjør enn det som er oppbevaringspliktig etter
bokføringsloven.
Tilbake
til Index.