pacioli_alone BOKFØRINGSLOVEN  Tilbake til Index
EN VEILEDNING FOR PROFESJONELLE ©2005
Redaktør: JAN BLOM;  jblom@bokholder.com
Oppbevaring
D-6. Timelister til oppbevaring.

Noen bransjer har plikt til å lage oversikt over hva de ansatte bruker tiden sin til. Da samme bransjene har oppbevaringsplikt for slike oversikter (3,5 år, visse bransjer som er spesifisert i forskriftene: 10 år). Timelistenes innhold er ikkeklart spesifisert slik som salgsdokumenters innhold. Oversikten (timelisten) kan være grov, og begrense seg til å vise hvilken kontrakt den enkelte ansatte har jobbet med - ikke nødvendigvis hva som er utført. Oversiktene kalles for enkelhets skyld timelister. Det er timelistene som skal oppbevares, ikke hele registreringssystemet.

De bransjene som har fått timelisteplikt etter bokføringsloven er bransjer der forbukt tid er dominerende faktor for beregning av pris på leveransen. Typiske tilfeller er tjenesteyting som revisjon- og advokat-virksomhet. 3,5 år oppbevaringstid  som sekundærdokumentasjon.

I tillegg kommer bransjer som vanligvis utfører ordreproduksjon med meget lang tilvirkningstid (skipsverft, bygg og anlegg mm). De sistnevnte bransjene hadde timelisteplikt fra før (ut fra bransjespesifikke forskrifter) og opplever bare videreføring av tidligere regler. Videdrføringen omfatter også lengre oppbevaringstid, nemlig 10 år. For "byggebransjen" i vid forstand gjelder altså enn regel som skiller seg klart ut fra hovedregelen: 10 år oppbevaring av sekundærdokumentasjon i form av timelister.

Den 3. veien til oppbevaringsplikt for timelister er som sekundærdokumentasjon til lønningssystemet. Oppbevaringsplikt inntrer  når man har variabel lønn på grunn av timebetaling.  Variabel lønn kan oppstå av andre årsaker enn antall timer, f eks  tid på døgnet, helgedagsjobbing, akkord mm.  Slike variasjoner skal  også dokumenteres  (skrives ned), men det er ikke sikkert det er praktisk å kalle  dokumentasjonen timelister lenger. Like fullt er slik dokumentasjon oppbevaringspliktig i 3,5 år som sekundærdokumentasjon til lønnsutbetalinger etter forskriftenes bestemmelser om lønninger.

For visse bransjer kan vi ha oppbevaringsplikt for timelister etter regler om dokumentasjon av inntekt (bekrevet øverst på denne siden) og etter reglene  om dokumentasjon  av lønn.  Disse to kildene til  dokumentasjon  kan med fordel smelte sammen og dekke begge formål. For en timelønnet revisor vil felles dokumentasjon av utført arbeid (inntekt) og lønn være alminnelig og ukomplisert å gjennomføre.

I byggebransjen kan felles dokumentasjon være mer krevende. Lovens minimumsakrav til slik dokumentasjon skaper ikke komplikasjon av betydning. Lovens minimum krever ikke mer dokumentasjon for en timebetalt bygningsarbeider enn for en timebetalt revisor. Men kontraktsmessige forhold i byggebransjen vil vanligvis kreve mer enn lovens minimum både med hensyn til oppfølging av byggekontrakten og avgrensning mot endringsordrer i inntektsdokumentasjonen og oppfølging av akkord- og bonusordninger for timelønnede. Et timeregistreringssystem kan tjene begge dokumentasjonsformål, men dokumentasjonen som går til oppbevaring kan med fordel (skjønt det ikke er nødvendig ut fra forskriftenes krav) være utformet forskjellig og inneholde forskjellige opplysninger.

Sekundærdokumentajson av tidsforbruk som er ment som inntektsdokumentasjonen for byggebransjen skal oppbevares i 10 år, mens sekundærdokumentasjon av tid for lønnsformål skal oppbevares i 3,5 år.  Dette utelukker ikke fellesdokumentasjon.

Husk at det er visse opplysninger av nokså enkel natur som er oppbevaringspliktig. Oppbevaringsplikten kan gjennomføreds med nokså enkle utskrifter (tabeller eller images) uten at hele timelistesystemet må oppbevares. Ofte kan timeregistrering skje i et hjelpesystem for utfakturering. Ut fra et slikt system kan man ta ut rapporter om timeforbruk både til lønningsformål og til dokumentasjon av inntekter uten at alle opplysninger i hjelpesystemet blir oppbevaringspliktig.  Dette skillet er svært viktig  fordi  andre forhold (som f eks lisensforhold til  hjelpesystemet) kan være til hinder for at "systemet" blir oppbevart. Sammenhengen mellom oppbevarte opplysninger og faktisk inntekt må beskrives i systembeskrivelsen (seksjon C), det samme gjelder sammenhengen mellom oppbevarte lønningsopplysninger og lønn.

Er det tillatt å samle opplysninger i et hjelpesystem for inntektsberegning som ikke oppbevares etter bokføringsloven? Svaret er Ja. Lovens systematikk bygger på forskjellig behandling av forsystemer og bokholderisystem. Vær oppmerksom på at opplysninger som er nødvendige for å beregne inntekten er oppbevaringspliktig uten at loven er spesifikk på dette punktet. Når jeg beskriver forskjell mellom oppbevaringspliktige opplysninger og system for datafangst i sammenheng med byggebransjen er det fordi byggebransjen kanskje har den største kontrasten mellom hva som loven krever oppbevart og hva som skal til for å få en kunde til å betale! Det er vanlig i byggebrasnsjen at det samles inn i hjelpesystemer for dokumentasjon etter kontrakt med byggherre langt mer opplysninger enn bokføringsloven krever. Skapes oppbevaringsplikt av dette ut over det kunden krever etter kontrakten? Nei.Vi må regne med at det rengs mer detljer i en rettssak om oppgjør enn det som er oppbevaringspliktig etter bokføringsloven.   

Tilbake til Index.