BOKFØRINGSLOVEN  Tilbake til Index
EN VEILEDNING FOR PROFESJONELLE ©2005
Redaktør: JAN BLOM;  jblom@bokholder.com
Oppbevaring
D-2. Oppbevaringsplan.

Alle som oppbevarer digitalt må ha en skriftlig oppbevaringsplan. Hvordan skal man ellers klare å presentere 7 år gammel stoff dersom både økonomisystemet og regnskapssjef er skiftet ut i mellomtiden? Ettersom filene ikke kan ses, må det finnes en plan som sier hvor de befinner seg og hvordan de skal leses. Oppbevaringsplan er ikke et ord i loven, men ligger implisitt i grunnleggende forutsetninger (den med orden) og forskriftenes krav til system-beskrivelse. Oppbevaringsplan bør være en del av systembeskrivelsen. Systembeskrivelse med oppbevaringsplan vil bli spurt etter ved bokettersyn i fremtiden.

Den ultimate utfordringen i en oppbevaringsplan er når man bestemmer seg for å oppbevare mindre enn det som opprinnelig er registrert. dette er det anledning til når oppbevaringskravet ligger klart lavere i innhold enn det man har valgt å registrere, forutsatt at man ikke utelater opplysninger som er nødvendige for at transaksjonene skal være "enkle å forstå". Reduksjon av innhold må ikke fjerne fullstendighetskontroll eller nøyaktighetskontroll. Derfor vil man i små miljøer lett komme til at det er enklere å oppbevare for mye i forhold til lovens krav, enn å ta stilling til kvalitetsreduksjonen ved reduksjon av innholdet.

Behovet for reduksjon av innholdet er mest aktuelt og akutt ved EDI fordi datamengdene kan være store. EDI setter store krav til prosessbeskrivelser. Prosessbeskrivelse bør trekkes helt frem til filer for oppbevaring.

Tilbake til Index.