BOKFØRINGSLOVEN  Tilbake til Index
EN VEILEDNING FOR PROFESJONELLE ©2005
Redaktør: JAN BLOM;  jblom@bokholder.com
C - Dokumentasjon.
C-5. Dokumentasjon av Varelager.

    1.  Reglene for dokumentasjon av varelager er spekket med formelle krav. Formalkravene må være tilfredstillet for å ha gode bevis på hånden dersom skattemyndighetene fatter interesse for skattemessig balanseverdi på varelageret til bedriften din. Endringer i skattemessig verdi på varelager vil vanligvis slå ut med tilsvarende beløp (med motsatt fortegn) i skattepliktig inntekt for samme år (men ikke ha betydning for samlet skattemessig inntekt for bedriftens livstid). Til vanlig vil inntektsendringer som stammer fra vurdering av varelagerets verdi bare gi tidsforskjeller i inntektsmålingen. Varelager er det område der skattemessige og renskapsmessige vurderingsregler er mest forskjellig , selv i små bedrifter. Derfor vil alle bedrifter for hver varepost ha behov for både skattemessige verdier (anskeffelseskost) og regnskapsmessige verdier (som vanligvis er den laveste av anskaffelseskost og salgsverdi [salgspris - salgskostnader]).

Forsriftens §6-1 sier at: "Varelageret skal telles ved regnskapsårets slutt". Det eneste unntaket som er nevnt direkte i forskriftene er at de som har "betryggende", forutsatt at tilgang og avgang kan dokumenteres på "tilfredstillende måte". Betryggende og tilfredstillende måte er ikke definert . Min antakelse er at kravet til betryggende og tilfredstillende måte bygger på et system som:
- har vist at det fungerer stabilt over tid.
- viser transaksjoner enkeltvis.
- systemet anvendes i en organisasjon med fullstendighetskontroll for registreringene.
- systemanvendelsen er dokumenter (beskrevet).
- transaksjonsdokumentasjon finnes (eller kan fremskaffes). Dokumentasjonen kan godt være leget av et annet IT-system og kan med fordel være salgsdokumentasjon og innkjøpsdokumentasjon.

Før bokføringsloven ble det praktisert av store bedrifter med spesielt omfangsrike lagre (mange tusen artikler) at ikke alle artikler ble tellet i løpet av regnskapsåret. Det betyr at bedriftene baserte seg for det vesentlige av andre typer kontroller enn fysisk telling. Imidlertid er det regnet som lite forsvarlig å la være å utføre fysiske i det hele tatt. Kravet til fysisk kontroll ble omtalt som "forsvarlig kvantumskontroll". I de fleste tilfeller ble dette utført som måling eller veiing (som er greitt nok som "telle-teknikk" etter dagens regler også), men på stikkprøvebasis. Strengt tatt kan en faglig orientert person ikke uttale seg som hele lageret på bakgrunn av noen stikkprøver om ahan ikke anvender representative utvalg og statistikk. Etter det jeg har observert har det skortet på statistikkunnskapene.

NOU 20 fra 2002 sier at reglene for kvantumskontroll med varelager er laget med sikte på kontinuitet. Kontinuitet var departementets utgangspunkt for formulering av reglene. Dette betyr, er jeg meddelt muntlig, at dersom de gamle reglene ga hjemmel for forsvarlig kvantumskontroll uten full telling, så er det meningen at de nye reglene skal gjøre det også, selv om dette ikke kan leses ut av forskriftene alene med vanlig språkforståelse. Den juridiske forståelse som er kommet fra departementet viser hvilken vekt som legges på forarbeidene i norsk jus (og administrativ praksis enda denne ikke er offentliggjort). Dersom "min venn" i departementet har rett i sin utleggning, står vi ovenfor et eksempel på en stor kontrast mellom EU-rett og norsk jus. EU rett har ingen henvisning til forarbeider - det som står i regelverket står ikke der. Dette er på en måte naturlig, for hvilket lands forarbeider skulle man i så fall henvist til.

Jeg har skrevet avsnittet ovenfor for å gi støtte til andre former for forsvarlig kvantumskontroll enn full telling. Men praktisering av synspunktet krever nok en faglig begrunnelse som vil betyr at en form for statistikk må anvendes for å kunne uttale seg om hele lageret etter å ha undersøkt en liten del av dette.

Og bare så det er dagt: Nullpunktstellinger holder ikke som stikkprøver fordi ikke er de tilfeldig valgt og ikke blir det målt noe kvantum. Nullpunkttellinger kan bare være supplement til full telling.

    2. Tellelister er oppbevaringspliktig primærdokumentasjon. Disse skal være signert, datert, forhåndsnummerert og se ordentlige ut.

Det vanlige i dag er at utskrift av en digitalt vareregister anvendes til dokumentasjon av skattemessige og regnskapsmessige verdier. Dette er gjerne en funksjon av at kvantum fra tellingene er ført inn i registeret etter telling. Dermed blir verdioppgavene også primærdokumentasjon. Det skal fremgå tydelig fra verdidokumentasjonen hvilke varer som er verdsatt på annen måte enn historisk kostpris. Og så kreves det en verdisum for varer verdsatt etter historisk kost og andre verdier hver for seg.

Den siste setningen ovenfor var min omskrivning av forskriftenes tekst som lyder:"Varer verdsatt til virkelig verdi skal vises som egengruppe". Regnskapslovens hovedregel for verdi av varelager i balansen er historisk kost. Eneste tillatte alternativ er å presentere lavere verdier dersom varene så objektiv som mulig ikke er verd mer fordi de ikke lar seg selge for høye som salgspriser til å få dekket både salgsomkostninger og historisk kostpris. Bare dersom virkelig verdi av varene er lavere enn historisk kost skal man bruke virkelig verdi i balansen, uansett årsak. Uttrykket "vist som egen gruppe" oppfatter jeg som "tydelig merket og summert i egen sum".

Tilbake til Index.