BOKFØRINGSLOVEN
Tilbake
til Index
EN
VEILEDNING FOR PROFESJONELLE
©2005
Redaktør:
JAN BLOM; jblom@bokholder.com
C-2.
Dokumentasjon av salg.
Dokumentasjon av salg har fått høy prioritet i
Bokføringslov og forskrifter. Grunnen til dette er at
kjøpers bokholderi er så avhengig av mottatt
salgsdokumentasjon både når det gjelder innhold av
opplysninger og tid for registrering. Det er salgsdokumentasjonen som
smører maskineriet.
Det tradisjonelle salgsdokument er kjent som faktura og vi er vant til
å se dette som et nokså uniformert A4 ark. Det er krav til
et visst minimum av opplysninger i dette dokumentet. Forskriftenes krav
til opplysninger ar så lite at tilnærmet alle som handler
utsteder fakturaer med flere opplysninger som en del av kundeservicen.
Forsyndelser mot reglene om innhold i salgsdokumenter har eksistert
bestandig, særlig blant de som handler i
store volumer med små transaksjoner til konsumenter.
Mest kjent
for å ha utstedt utilstrekkelige salgsdokumenter lenge er Den
Norske Bokklubben AS. Det har vært en overraskelse å se at
et landsdekkende selskap med salgsdokumenter viss innhold ville
fått en
pakistaner-drevet forretning stengt på få måneder,
kan
holde det gående i årevis helt åpenlyst. Den
viktigste utilstrekkeligheten til nevnte selskap er at navn på
selger ofte ikke er registrert i Foretaksregisteret (f. eks.
Bokklubbens Barn) og at foretaksnummer-MVA mangler. River man
betalingsblanketten av salgsdokumentet er kjøper bare angitt med
medlemsnummer osv.
Det er
viktig at man bruker 2005 til å gjennomgå innhold på
salgsdokumentasjonen for å se at den minst holder lovens
minimumskrav. Husk at kontantsalgsdokumentasjon
har krav til akkurat
det samme innholdet som fakturaer, selv om vi er vant med å se
slike i en annen papirstørrelse (unntak for kundens navn i visse
tilfeller).
Dersom tiden er inne for å se nærmere på
transaksjonsbehandlingen i bedriften din, og det er det i de fleste
bedrifter i landet, er det viktig for den gode analyse at man er i
stand til å tenke digitalt. Nedenfor illustrerer jeg
opplysningene i et salgsdokument, men ikke med utgangspunkt i fasongen
til et A4-ark. Jeg viser salgsdokumentet slik man gjerne illustrerer
innholdet at en data-record, der opplysningene fremstilles som datafelt:
Hvordan lese plansjen:
- Øverste rad med felt er
minimum datafelt i en salgsdokumentasjon (faktura). Vi er mest vant til
å få dataene (opplysningene) servert som tekst på et
A4-ark, men nå holder jeg på med å forberede deg
på å forstå EDI.
- Nederste rad med datafelt eksempel på data som er vanlig
å "registrere". De røde
feltene er minimum av opplysninger som må "bokføres".
Disse opplysningene er minimumsinnholdet i pliktige spesifikasjoner som
er beskrevet i avsnittet om dokumentasjon av bokføringen. Det er
de røde feltene som er oppbevaringspliktige. Mediet for
oppbevaring er de pliktige spesifikasjonene. De blå feltene er
nyttige opplysninger, svært nyttige. De blå feltene er
opplysninger som med fordel kan flyttes fra selve dokumentet (bilaget -
det er der vi har vært vant til å se disse opplysningene
til nå) til bokført "record" i økonomisystemet.
Disse opplysningene er ikke oppbevaringspliktige - med unntak av
rettestatus!
Merknader til opplysningene:
- Jeg har utelatt selgers bilagsidentifikasjon
(fakturanummer). Selger skal ha en beskrevet orden i sine
salgsdokumenter som tar vare på en fullstendighetskontroll -
det vanligste er fortasatt "tett nummerserie", men det er full
åpning for andre teknikker bare den er beskrevet i systemdokumentasjonen. Disse
numre behøver strengt tatt ikke meddeles kunden, men jeg har til
gode å se noen som ikke gjør akkurat det.
- Legg merke til at krav til dato er dokumentdato og leveringsdato. Det
er vanlig å operere med forfallsdato også.
Merverdiavgiftsatsen skal styres av leveringsdato, men det er
dokumentdato som er pliktig opplysning for bokføring og som skal
styre merverdiavgiftoppgaven.
- Tilordningskoder vil normalt
gjelde hele kontostrengen. Det kan være at oppbevaringsplikten
for tilordningskoder begrenser seg til den undegruppe av koder som er
nødvendige til å spesifisere årsregnskap,
avgiftsoppgaver og likningpapirer. Det siste temaet er mest interssant
for SAP-kunder der kontostrengen nesten helt sikkert vil være
lang og bidra til at pliktige spesifikasjoner blir uoversiktlige. Dette
temaet er ikke prøvet og synet bryter sterkt med regnskapslovens
kapittel 2.
- Prisen behøver ikke være skrevet i salgsdokumentet, men
jeg har til gode å se noen ikke yte såpass til service.
- I Norge skal MOMS-beløp komme frem av salgsdokumentet. I EU
kreves MOMS-prosenten. Det siste vil nok tvinge seg frem i Norge
også nå som vi har både mange og varierende
MOMS-satser. Få MOMS-prosenten med i nye systemer.
- Signaturer er kontrollopplysninger og ikke en del av bokholderiet.
Jeg tenker meg digitale signaturerer.
Tilbake til Index.