BOKFØRINGSLOVEN  Tilbake til Index
EN VEILEDNING FOR PROFESJONELLE ©2005
Redaktør: JAN BLOM;  jblom@bokholder.com

C-1. Systemdokumentasjon.

Systemdokumentasjon etter BFL må ikke forveksles med systemdokumentasjonen som leverandøren av økonomisystemet bør gi deg. Det er synd at begrepet i regnskapsloven er det samme som IT-leverandøren bruker slik at forveksling er så nærliggende. Regnskapsloven kunne med fordel anvendt et begrep som "systematikk-beskrivelse" so å markere poenget. Poenget med systematikkbeskrivelsen er å vise hvordan organisasjon og IT-system samspiller. Systematikkbeskrivelsen skal være laget konto g lettfattet (jeg tror det er det eneste sted i noe norsk forskrift at noe skal være kort og lettfattet) slik at det kan leses av blant annet en bokettersynsrevisor for å få oversikt. Her bør det bl. a. stå hvilke transaksjonstyper men har, hvilke deler av økonomisystemet som er tatt i bruk for å behandle dem, hvilke fullstendighetskontroller man faktisk bruker, gyldighetskontroller, fullmaktsystem, oppbevaringsplan for langsiktig oppbevaring mm.

BFLs regler er lite synlige, de danske reglene er til bedre hjelp. Dansk regnskapslov foreslår:

- Beskrivelse av bokføringen
- Beskrivelse av hvordan systematikken sikrer fullstendighet og nøyaktighet
- Beskrivelse av konteringsinstruks og ajourhold
- Beskrivelse av elektronisk utveksling
- Beskrivelse av benyttede EDB-systemer
- Beskrivelse av kontrollspor
- Beskrivelse av oppbevaringssystemene og hvordan regnskapsmaterialet fremfinnes og skrives ut i       klarskrift.
- Beskrivelse av hvordan de systemgenererte poster beregnes
- Oppbevaringsplan (hva, hvor lenge, hvordan, hvor, filnavn).

Der visse transaksjonstyper eller handlinger kan være vanskelig å definere skriver man seg ut av situasjonen i systematikkbeskrivelsen. Det kan hende at Fylkesskattesjefens folk er uenige, men er eget valg beskrevet har man langt på vei gjort jobben sin. Husk at i fremtidige bokettersyn kan dette dokumentet være noe av det første som blir spurt etter fra kontrollørenes side.



Tilbake til Index.