pacioli_alone         A 
BOKFØRINGSLOVEN  Tilbake til Index
EN VEILEDNING FOR PROFESJONELLE ©2005
Redaktør: JAN BLOM;  jblom@bokholder.com

DEL 1,  BOKFØRINGSLOVEN, OVERSIKT

1.  Bokføringsloven (BFL) - Hva er vedtatt:

Ny bokføringslove ble sanksjonert i statsråd 19. november og vil bli benevnt som Lov nr 73 av 19.november 2004.

Den 1. desember 2004 offentliggjorde FD forskrift (F) til Bokføringsloven. Den som leter i forskriftene etter overgangsordninger blir skuffet, for disse er vedtatt i forskrift av 2. desember 2004. Ikrafttredelse er 1. januar 2005, men loven er ikke obligatorisk før 1. januar 2006. Derfor kan ikke de gamle forskriftene avvikles før 1. januar 2006. Slik overgangsreglene er utformet ser det ut for at mann må velge om man er på regnskapsloven av 1977 med løsbladforskrifter, på regnskapsloven av 1998 med forskrifter (Den forrige mva-lovens forskrift 1 og 2 er gjeninnført for de som bruker Regnskapsloven av 1998!) eller bokføringsloven av 2004 med forskrift.

Hvorvidt man blander over eller ikke er antakelig ikke noe poeng å finmåle og er antakelig ikke mål for bokettersyn. Dette skillet bør få nokså liten oppmerksomhet i løpet av 2005, men husk å dokumentere (skrive ned) hva som gjøres digitalt. Uten slik dokumentasjon er men ikke på noen av lovene og kan få regnskapspålegg på grunn av utilstrekkelig prosedyre om noe går galt.



2.  Mandat for bokføringsloven.

Da regnskapsloven av 1998 ble vedtatt skapte kapittel 2 om selve bokføringen uro og bråk av flere grunner. Den saklige hovedgrunnen bør være at både registreringsplikt og oppbevaringsplikt med tvilsom hensikt eller samfunnsmessig nytte. I tillegg kom at avgrensning av både registreringsplikt og oppbevaringsplikt fremstod som uklar slik at de regnskapspliktige ikke lett kunne vite om de fulgte loven eller ikke.

FD gikk inn for å lage et utvalg som skulle foreslå noe bedre. Utvalget hadde utspring fra Norsk Regnskapstiftelse og var satt sammen av de viktigste høringsinstansene for nye bokføringsregler (NHO, Revisorforeningen, NARF, Kontrollmyndighetene ved Skattedirektoratet m.fl.). Sammensetningen og arbeidsformen har ført til at de instansene som deltok pent får være fornøyd med formen på loven. Når det gjelder forskriftene så er nok disse i større grad preg av at FD er forfatter.

Utvalget gikk inn for en bokføringslov som var atskilt fra regnskapsloven. Dermed har vi fått en regnskapslov som handler om forvaltning av god regnskapskikk, nemlig vurderinger og presentasjon. Bokføringsloven handler om bokføring, dokumentasjon og oppbevaring.

Instansene har deltatt med noe varierende innsatsvilje. NARF (norske autoriserte regnskapsføreres forening) og revisorene har latt høre kraftig fra seg, mens NHO har vært mildest i utrykket. Det kan virke som om NHO lot NARF representere seg i dette arbeidet. Dermed er behov som er direkte knyttet til de største bedriftene kommet mindre til uttrykk i lovarbeidet enn behovene til de små bedriftene. Forøvrig er videreføring av formalregler og tilpasning til ny teknologi vært fremtredende strategi. Utvalget har vist iver i å fremstå som enstemmig. Likevel er det tydelig at deler av teksten (spesielt i forskriften) bærer kontrollmyndighetenes buemerke.

Lovforarbeidene består for det vesentlige av NOU nr 20 fra 2002/2003, utgitt 31. oktober 2002. Teksten er god, lite departemental og godt egnet til pedagogiske formål og som oppslagsverk når man lurer på avgrensninger i plikter i egen situasjon. Begrunnelser for valg som er gjort i lovarbeidet er godt belyst med eksempler som vil være tilstrekkelig for å finne vei i de fleste alminnelige situasjoner. Hovedunntaket er finansieringsforetak, disse er bevisst utelatt fra eksemplene i NOU  20 fordi det var så mange andre hensyn (samkvem mellom banker,  Kredittilsynet mm) som har atskillige regler å videreføre som ikke er i bruk utenfor Finansieringsforetakene.

3.  Hva er nytt?

Bokføringsloven viderefører mye fra gamle regler. Dette er mer synlig i forarbeidene (NOU 20 fra 2002) enn i loven og forskriftene. Loven  pålegger ikke meget nytt, men åpner opp for fornyelser, særlig gjelder dette digitalisering.

De viktigste endringene er:

1.  Loven er lite opptatt av form på bokføringen. Utgangspunktet er å spesifisere hvilke opplysninger som minst skal oppbevares tilgjengelig for kontrollmyndighetene. Disse opplysningene som er spesifisert i ”Lovbestemte spesifikasjoner” (hvorav 3 er nye) kan godt oppbevares atskilt fra økonomisystemet der dette er fornuftig.

2.  Det er fritt valg av medium for oppbevaring, også magnetisk.

3.  Differensiert oppbevaringstid, 10 år på primærdokumentasjon og 3,5 år for sekundærdokumentasjon.

4.  Klarere definisjon av bokføringsbegrepet hjelper til med å avgrense oppbevaringsplikten.

5.  Fritt fram for bokføring i utlandet, men ikke for oppbevaring i utlandet.

6.  Rene konti blir borte til fordel for annen systematisk kodebruk (tilordningskoder).

7.  Systembeskrivelse blir viktig instrument ved bokettersyn.

8.  Lovbestemmelse som krever orden og fullstendighetskontroller.

9.  Mer fleksible ajourholdsbestemmelser.

10. En viss reskontroplikt for kontantsalg til næringsdrivende.

11. Skjerpet dokumentasjonsregler ved kontantsalg og uklar avgrensning av kontantsalg. 3. parts løsninger for oppgjør mellom partene kan bli innlemmet i kontantsalg i visse tilfeller.

12. Begrepet ”God Bokføringsskikk” har fått plass i loven og vil bli forvaltet av regnskapsstiftelsen.

13. Timeliste-plikt i mange tjenesteytende næringer og Bygg-/anleggsbransjen.

14. Oppbevaringsplikt på timelister for timelønnede.



4.  Grunnleggende forutsetninger (BFL §4):
 
Bokføring, spesifikasjon, dokumentasjon og oppbevaring av regnskapsopplysninger skal skje i samsvar med følgende grunnleggende forutsetninger.  Disse basisreglene er ikke kalt prinsipper for at ingen skal forveksle disse med  regnskapsprinsipper som er noe annet.

1. Regnskapssystem: Det skal foreligge et ordentlig og oversiktlig regnskapssystem som muliggjør produksjon av pliktig regnskapsrapportering og spesifikasjoner, og som er innrettet slik at opplysningsplikten kan ivaretas.

2. Fullstendighet: Alle transaksjoner og andre

regnskapsmessige disposisjoner skal bokføres på en fullstendig måte i regnskapssystemet.

3. Realitet: Bokførte opplysninger skal være resultat av faktisk inntrufne hendelser eller regnskapsmessige vurderinger og skal gjelde den bokføringspliktige virksomheten.

4. Nøyaktighet: Opplysninger skal bokføres og spesifiseres korrekt og nøyaktig.

5. Ajourhold: Opplysninger skal bokføres og spesifiseres så ofte som opplysningenes karakter og den bokføringspliktige virksomhetens art og omfang tilsier.

6. Dokumentasjon av bokførte opplysninger: Bokførte opplysninger skal være dokumentert på en måte som viser deres berettigelse.

7. Sporbarhet: Det skal foreligge toveis kontrollspor mellom dokumentasjon, spesifikasjoner og pliktig regnskapsrapportering.

8. Oppbevaring: Dokumentasjon, spesifikasjoner og pliktig regnskapsrapportering skal oppbevares så lenge det er saklig behov for å kontrollere pliktig regnskapsrapportering. Oppbevaring skal skje i en form som opprettholder muligheten for å lese materialet.

9. Sikring: Regnskapsmaterialet skal på en forsvarlig måte sikres mot urettmessig endring, sletting eller tap.

10. God bokføringsskikk: Bokføring, spesifikasjon, dokumentasjon og oppbevaring av regnskapsopplysninger skal skje i samsvar med god bokføringsskikk.


Dermed er det lovbestemt med orden i bokholderiet her i landet - om sider. I siste punkt knyttes begrepet God Bokføringsskikk til loven.


5.  Terminologi

Etter all pepper som er delt ut til kapittel 2 av Regnskapsloven av 1998 vil jeg peke på at arbeidet som ligger bak lovteksten fra 1998 har vært meget fruktbart når det gjelder å fornye terminologien i bokføringsreglene. I arbeidet med bokføringsloven ble terminologifornyelsen ikke fulgt opp, desverre, for dermed vil loven bli noe unøyaktig på viktige områder. Tradisjonell bokholderterminologi er ikke fornyet i takt med EDB-utviklingen til tross for at bokholdere har bruk for mange av de samme begrepene som IT-folk. Dette skaper grassate misforståelser i samarbeidet, særlig når det gjelder filbehandling. Spesielt vil jeg berømme forfatterne bak kapittel 2 til 1998-loven med følgende begreper:

 <<<ill: BFL 2004 terminologi.jpg>>>

- Bilagsnummer: Da jeg stillet spørsmål i høringsrunden om begrepet var til hinder for å anvende bokstaver i bilagssidentifikasjonen var svaret: nei. Poenget er fortsatt at dokumentasjonen (bilaget) skal ha en unik identifikasjon. Bokholdere har plikt til å organisere fullstendighetskontroll og realitetskontroll. Den tradisjonelle og uovertrufne fullstendighetskontroll i helt manuelle systemer er å bygge på at nummerserier skal være "tette" (alle nummer tilstede bare én gang). Denne metoden er meget effektiv når kontrollen utføres av menneskelig øye. For datamaskiner (som ikke bruker 10-tallsystemet) kan fullstendighet og nøyaktighet med hell organiseres på andre måter. Som eksempel kan jeg nevne at jeg aldri har truffet 2 personer med personnummer etter hverandre eller bankkonti med kontonummer i sekvens. Dette kommer selvfølgelig av at numrene er bygget opp på en helt annen måte med "indre logikk" og kontrollsiffer. Jeg tar for gitt at fokeregisteret likevel har fullstendighetskontroll. Poenget er at når bokholderet forlater "tett nummerserie" må de skrive ned (= dokumentere) hva for ordning som er valgt i stedet i systemdokumentasjonen for bokføringssystemet.

- Tilordningskoder omfatter hele kontostrengen (alle sorteringsbegreper) som avdelingskoder, landkoder, produktkoder, objektkoder, mva-koder etc. Ikke alle disse kodene er nødvendige for lovbestemte spesifikasjoner og pliktig regnskapsrapportering. Dermed er ikke alle oppbevaringspliktige, men det krever god planlegging å utelukke noe fra lovbestemte spesifikasjoner. Loven nevner ikke begrepet hovedbokskonto. Begrepet er "avhelliget". Bokføringspliktige er ansvarlige for å holde seg med tilstrekkelig med koder til å prestere minst pliktig regnskapsrapportering og lovbestemte spesifikasjoner.

- Bokføre brukes om registrering av en undergruppe av opplysninger til regnskapssystemet som er oppbevaringspliktig etter bokføringsloven. Et avansert økonomisystem inneholder mengder av data som ikke regnes som bokføring og som ikke nødvendigvis må oppbevares etter loven. Et eksempel kan være kredittid hos en leverandør. Dette registreres i økonomisystemet men er ikke oppbevaringspliktig i seg selv. I forarbeidene til loven går det klart frem at en del forsystemer til regnskapssystemet ikke regnes som del av bokføringssystemet selv om det er levert av systemlevrandøres til "økonomisystemet". Som eksempler nevnes Ordresystem, lagersystem, faktureringssystem, kassesystem og lønningssystem. Lovens logikk er at disse systemene til vanlig brukes til å prosdusere dokumentasjon for bokføringen som skjer i den delen av økonomisystemet som vi har pleid å kalle hovedboken.

- Elektronisk. Elektronikk er en gren innen fysikken som handler om hvordan elektroner opptrer i vakuum, gasser og halvledere. Elektronisk lagring skal strengt tatt være lagring i RAM dersom vi holder oss til datamaskiner slik de har vært bygget opp til nå. Dette er den del av datamaskiner som øyeblikkelig glemmer alt dersom strømmen er borte 1/100 sekund. Denne del av datamaskinen er ikke akseptabel som lagringsmedium. Oppbevaring etter bokføringsloven bør skje digitalt, men magnetisk eller optisk). Det er litt underlig hvordan et ord med en betydning så fjernt fra det som er ønskelig ser ut til å overleve i bokføringsterminologien. Jeg tror begrepet kommer til å feste seg som synonym til digital. Det er min oppfatning at hver gang bokføringsreglene omtaler noe som elektronisk så menes det digitalt (digital bokføring, digital oppbevaring, digitalt salgsdokument).  Se avgrensning mot elektrisk her.


6.  Overgangsordninger.

BFL gjelder fra 1. januar 2005. Overgangsordningene som er gitt i forskrift av 1. desember 2004 sier at bokføringspliktige kan velge mellom ett av 3 regelsett for 2005:
    - Regnskapsloven av 1977 med forskrifter.
    - Regnskapsloven av 1998 kapittel 2 med forskrifter.
    - Bokføringsloven av 2004 med forskrift.

Og så heter det at men skal benytte ett og samme regelsett hele året. Untatt er reglene om oppbevaring der man kan velge reglene i bokføringsloven selv om man følger en av de gamle regnskapslovene ellers.

Betyr det at overgang til nytt regelsett må skje på en nyttårsaften? Formelt sett ja, men reelt sett trenger dette atskillig tenkevirksomhet.
Sjekk følgende scenarier:

- Dersom en bokføringspliktig ønsker å begynne å føre bøker i utlandet i løpet av 2005, ma han da ha tillatelse fra skattedirektoratet fordi han innrømmer ikke å ha endret alt bokholderi til BFL mens han fritt kunne ført hvorsomhelst uten ytterligere tillatelse dersom han mente å følge BFL? Tja. Personlig tror jeg at om men hadde fått svar på en søknad om å føre bøker i utlandet i 2005 ville betingelsene vært at men måtte innrette seg etter den nye loven. Da har vi en Catch 22-situasjon: Du får bare tillatelse dersom du ikke trenger en! Finjusen kunne også tatt en slik retning: Dersom du gjennomfører bokføringen på samme måte som før, er det i orden å føre i utlandet. Personlig har jeg mest tro på det første scenariet.

- Dersom en ingeniørbedrift ønsker å skifte medium for oppbevaring av inngående notaer til digitalt image, vil overgangsreglene være til hinder for dette intil ingeniørbedriften har innført timelister som er obligatoriske ifølge BFL? Her kan de kanskje gjennomføre ønsket sitt dersom skifte av medium regnes som oppbevaringsbestemmelse. Det er bare det at Lovens §13 om oppbevaring ikke inneholderen hjemmelen for fritt valg av media, slik hjemmel finnes i forskriftenes §7-1 uten henvisning til lovens §13. Dermed er ikke jeg personlig sikker på om vi har pekt på en tilstrekkelig dekningsoperasjon for formålet. Det gjelder å være ærlig nok til å se at dersom digitalisering gjennomføres ut over det som var greitt under regnskapslovene, har BFL en annen tilnærming til dokumentasjon av systematikken (systembeskrivelse) og noe annerledes formulering av krav til IT sikkerhet enn de gamle regnskapslovene.

Det er om å gjøre at planleggingen av overgang til ny lov utføres med tanke på helheten, uten for mye slagside til det opportunistiske, som lett begrenses til det som passer en selv best.


7.  Hva er bokføring?

Definisjon fra NOU 20 2002 punkt 4.3.3:

"Registrering i regnskapssystemet av transaksjoner og andre regnskapsmessige disposisjoner som direkte påvirker eiendeler, gjeld, egenkapital, inntekter eller kostnader. Bokføring kjennetegnes av at det posteres til debet og til kredit med like store beløp."

Dermed er det sannsynlig at dobbelt bokholderi er påbudt ved lov eller at man bør begrunne det svært godt om andre metoder er i bruk. Er det flaut å ha et yrke som bruker metoder som ble funnet opp i middelalderes? Neppe, det gjør navigatører også, men akkurat som oss har de fått noen elektroniske hjelpemidler til å hjelpe seg med. Husk at det dobbelte bokholderi er en aritmetisk begrunnet metode til å holde kontroll med store tallmengder. Metoden har innebygget nøyaktighetskontroll. Brukes andre metoder, som for eksempel enkel eller ensidig opplisting av tall, må det anvendes og beskrives andre nøyaktighetskontroller. Brukeren vil nok ha problemer med å oppnå tillitt hos kontrollmyndighetene om noe går galt.

Bokføre brukes om registrering av en undergruppe av opplysninger til regnskapssystemet som er oppbevaringspliktig etter bokføringsloven. Et avansert økonomisystem inneholder mengder av data som ikke regnes som bokføring og som ikke nødvendigvis må oppbevares etter loven. Eksempler kan være kredittider, leveringstider mm. Dette registreres i økonomisystemet men er ikke oppbevaringspliktig i seg selv. I forarbeidene til loven går det klart frem at en del forsystemer til regnskapssystemet ikke regnes som del av bokføringssystemet selv om det er levert av systemlevrandøres til "økonomisystemet". Som eksempler nevnes Ordresystem, lagersystem, faktureringssystem, kassesystem og lønningssystem. Lovens logikk er at disse systemene til vanlig brukes til å produsere dokumentasjon for bokføringen som skjer i den delen av økonomisystemet som vi har pleid å kalle hovedboken. Dette er utrykkelig nevnt i forarbeidene (NOU 20 2002/03).


8.  Hvem er bokholdere?

Den nye bokføringsloven er svært konservativ i språket. Den inneholder knapt ett nytt ord, til tross for at teknologien som anvendes for området endrer seg usedvanlig  raskt for tiden.
Lovens språk kan gi næring til et konservativt syn på hvordan bokholderi bør gjennomføres. Vi  bør innta et konsultativt syn på utførelsen for å  vise klientene at de med fordel kan ta i bruk ny teknologi, bare de holder seg  innenfor lovens rammer. Derfor er det mer riktig å lære seg hvordan man tilfredstiller formalreglene med ny teknologi, enn å se på  formalreglenes begrensninger. 

Bokholderen - en reinkanert yrkesgruppe?
 
Det er ikke så ofte jeg ser noen søke etter bokholder lenger. Vanligvis blir det søkt etter "Konsulent I" eller noe lignende.  Opplistingen nedenfor kan være til hjelp for å strukturere tenkningen både hos arbeidssøkende og  arbeidsgivere.

Bokføring omfatter registrering , dokumentasjon og oppbevaring av transaksjoner og beholdninger, og formålet er kontroll og å lage grunnlag for rapportering. Å planlegge og utføre bokholderi effektivt med kvalitet er et eget fagområde som ikke bør forveksles med regnskapsfaget.  I dag er det for mange som ikke vet forskjellen: Regnskap bygger på bokholderi og tilfører vurderinger og presentasjon.

Enkelt sagt utføres bokholderi hver dag, mens regnskap legges frem bare av og til. Årsregnskap står i særstilling. Årsregnskap er pliktig rapportering for alle regnskapspliktige og formatet reguleres i regnskapsloven som gir opphav til god regnskapsskikk (GRS). Regnskapsloven og GRS regulerer vurderingene og presentasjonen. Internt regnskap presenteres ofte månedlig, men i svært forenklet presentasjon etter eget valg i forhold til årsregnskapet. Hittil er også lovregler om bokholderi tatt inn i regnskapslovene, men høsten 2004 forventer jeg at ny Bokføringslov (BFL) vedtas. Dermed får vi en lovstruktur som  gjør det tydeligere at vi står ovenfor to svært forskjellige fagområder, til tross for et nærgående samliv.

Regnskapsfaget topper en siviløkonomutdannelse og er ansett som et avansert og akademisk preget fagområde. En kan bli flink i vurderinger og presentasjon uten å ha vært i nærheten av registrering, dokumentasjon og oppbevaring - dette er like sant som at en god gullsmed ikke behøver å vite noe om gruvedrift.

Vurderinger og presentasjon er oppgaver som vanligvis blir tilordnet Controllere. Bokholder er nesten utradert som yrkestittel. Tidligere var Hovedbokholder den mest betrodde stilling i en bedrift, nest etter Disponent. I dag er tittelbildet endret:

Adm. direktør: Er daglig leder og rapporterer til styret som rapporterer til aksjonærene og har ansvar for all ekstern rapportering.
 
Finansdirektør: Finnes vanligvis bare i store virksomheter. Han skal sørge for at virksomheten har tilstrekkelig og hensiktsmessig finansiering, enten dette er egenkapital eller lånekapital.

Økonomidirektør:...eller økonomisjef. Det er vanligvis ham som presenterer regnskapet og sørger for vurderinger og presentasjon, altså er det ham som representerer den øverste regnskapsfaglige kompetanse i virksomheten og er oftest sjef for controllere.

Regnskapssjef: Han er sjelden direktør, er vanligvis sjef for bokholderne og sørger for registrering, dokumentasjon og oppbevaring samt viktige kontrolloppgaver. I bedrifter som ikke har økonomisjef, er det ofte regnskapssjefen som kjøper inn regnskapstjenester (vurderinger og presentasjon) i betydelig omfang. Disse tjenester kjøpes vanligvis fra revisorer, og ikke fra regnskapsbyråer som mange vil tro, for disse bedriver for det meste med bokholderi.

Regnskapsbyrå: Bærer vanligvis ikke navnet sitt med rette fordi disse svært sjelden utfører vurderinger og presentasjon, men begrenser seg til bokholderitjenester. Jeg er sikker på at om konsumenter var vanlige kunder ville forbrukerombudsmannen fått bransjen til å skifte navn til bokføringsbyråer. Bransjen har et problem med at bokholdere ofte har en lønn som er mindre enn lønnen til kyndige regnskapsfolk og tror fremdeles at de skal få utført både bokføring og  regnskapsfaglige tjenester med det samme personellet. Jeg har tilgode å se dette utført vellykket innenfor den vanlige organisering av arbeidet til regnskapsbyråer.


9.  Hvordan lage en regnskapsskandale i en fart - hendige råd finner du her:

Det er blitt mektig populært med regnskapsskandaler - hos journalister [eksempler på skandaler]. Er dette det samme som bokholderi-skandaler? Svært sjelden. Min påstand er at bak hver regnskapsskandale står hundre forundrede bokholdere og én arrestert økonomidirektør. Husk at regnskapsloven handler om vurderinger og presentasjon, mens bokføringsloven handler om registrering, dokumentasjon og oppbevaring. Regnskapsskandalene handler om å presentere feil eller vurdere feil. Dette kan skje selv om de tre oppgavene som er tilordnet bokføringsloven er tilfredstillende løst. Problemet med å få ordnet seg en regnskapsskandale er å unngå at kontrollerende ordninger og revisorer ikke skal fange opp hva som er i ferd med å bli feil. Til dette formålet kan bokholderiet være et godt instrument. Slik gjør du det:

Dersom du ikke er nødt til å bruke dobbelt bokholderi ligger veien åpen. Er du bundet til dobbelt bokholderi kan du komme nesten like langt ved å gå noen omveier som vist her:

- Del opp registrering av hver transaksjon i flere elementer. Dette begrunnes med at hvert element har en kontrollfunksjon eller skal bidra til god fordeling av produksjonskostnader mellom avdelinger, objekter, markeder o.l. ved å bli ført på forskjellige typer interimskonti etc med navn og plassering i kontoplanen som gjør at det ikke er opplagt for bokholder om det er resultatkonti eller balansekonti og om de er i "driftsregnskap eller finansregnskap.
- La hvert element bli behandlet av flest mulig forskjellige personer slik at færrest mulig får oversikt over helheten. Dette begrunnes med spesialisering for å oppnå effektivitet og arbeidsdeling for å oppnå kontroll mot misligheter.
- Pass på at systematikken ikke er skrevet ned (dokumentert) fra handel med kunde eller leverandør til plass i resultatregnskap og balanse. Siden bokføringsloven krever dokumentasjon må det finnes noe, men aldri nok til at noen kan se om transaksjonsbehandlingen til slutt påvirker resultat og balanse som forventet. Uten dokumentasjon bryter du loven. Med rett type dokumentasjon vil du avsløre at leseren intet forstår. Da bør dokumentasjonen være skrevet av en konsulent uten bransjeerfaring og uten erfaring med bokholderi. Sørg for å anvende en konsulent med et utpreget kommitté-språk med indirekte verb og lange omskrivninger, helst fra en annen by slik at han ikke kommer tilbake.
- Dersom bedriften dr utstyrt med controllere eller internrevisorer, sørg for at disse konsentrerer seg om primærregistrering av transaksjoner og ikke analyserer økonomiske sammenhenger. Kontinuerlig analyse av økonomiske sammenhenger er drepen for regnskapsskandaler, særlig hvis den utføres av noen som forstår virksomheten.
- Bruk konsekvent fortegnfrie rapporter slik at leserne blir fremmedgjort til aritmetikken i det dobbelte bokholderiet. Bruk resultatrapporter uten balanse slik at ingen lesere kan se at debet stemmer med kredit.
- Bruk bokholderiet til prediksjon av fremtid, det er det ikke laget for og prediksjon inngår ikke i den aritmetiske begrunnelsen for metoden. Den mest klassiske form for prediksjon er å lage periode-regnskap før periodens transaksjoner er registrert slik at periodens resultatposter for det vesentlige er estimater basert på interpolering av forrige periode som også var interpolert. Kombinert med fortegnfrie rapporter og resultatrapporter uten balanse er du nesten i mål. Styret vil berømme deg for de tidlige lettleste rapportene. Det gjenstår bare å komme gjennom årsoppgjørsrevisjonen.
- Revisor må prates med. Han vil like å høre om alle kontrollene som er innebygget i systemet med alle interimskontiene og bør bruke opp tiden sin til å notere ned kontrollene. Han liker å få en saldobalanse som stemmer debet/kredit ferdig gruppert i klasser i det kommende årsregnskapet. Blir han vanskelig og skal gjøre transaksjonstester, så må du nok sørge for å svare  på noen av saldoforespørslene og bankbrevene selv. Unngå ¨uforklarlig" dekningsbidrag om revisor skulle finne på å lage sine egne analyser i tillegg til de han får av deg.
- I mål. Nå er veien åpen til noen gode feilpresentasjoner.

Lykke til!

Skulle du være i den situasjonen at du allerede har et system med noen av elementene beskrevet ovenfor uten å ønske det, ring +47 911 70 603.


10. På tide med en kreativ bokholder.

De som driver med "business reengineering" har hatt lite gjennomslag i bokholderiene. Bakgrunnen ser ut til å være at regnskapssjefer med sterke personligheter har funnet formelle grunner til ikke å andre rutiner. Meget ofte er inntrykket av fomalia ikke begrunnet i lover og forskrifter , men rett og slett overtro. Bokføringsloven kan effektivt endre dette inntrykket fordi en del tilvante forestillinger kan bli vesentlig utfordret.

Det klassiske erkeeksemplet er f eks at originalfakturaer skal være attestert med penn og blekk før bokføring. Dette har aldri stått i noen norsk regnskapslov noen gang. Den vanskelige utfordringen til bedriftsledere er ikke å miste intern kontroll når rutiner endres. Eksemplet viser til en fundamental kontroll i manuelle systemer. Dette er viktig. Men det er ikke regnskapsloven som står bak valg av kontroll eller utforming av kontrolloppgavene. Attestasjon i betydning ogkjennelse i henhold til fullmakt bør fortsatt skje, men prosessen kan med fordel flyttes vekk fra papiret.

Et annet eksempel kan være overtroen om at kontering skal være påført bilag. Dette har aldri stått i noen norsk regnskapslov (riktignok står det enda (2004) i svensk regnskapslov). I et helt manuelt bokholderi var slik påføring en meningsfylt oppgave. Etter 30 år med digitalt bokholderi der motkontoføring er en del av inputkontrollene fremstår slik som arbeidskrevende, malplassert og uten verdi. Likefult gjennomføres slik tilføyelse av 80% av bokføringspliktige i Norge (antakelig 100% i Sverige, men svenskene kan jeg ikke hjelpe før de endrer loven sin). Kontrollhensikten er ikke opplagt, og i et digitalt bokholderi er bilaget logisk feil sted å hente oversikt. Om kontering på bilag ble fjernet vil det nesten alle steder ikke føre til kontrolltap, men dette må studeres individuelt.

Rekruttering av bokholdere til nå har vært preget av å skaffe personer som med iver sementerer eksisterende rutiner. Nå er tiden kommet til bokholdere med evne til å fornye rutinene slik at den effektivisering som digitalisering av transaksjonsbehandlingen kan føre til blir oppnådd. Dette krever andre bokholdere, og ikke minst andre ledere for bokholderne.
11. Luca Pacioli og Bokholderiets historiske fundament.    pacioli_alone

De eldste skriftlige kilder som finnes domineres i mengde og omfang av Mesopetanske leirtavler og kalktavler. Blant disse finnes svært mange som inneholder enkelt bokholderi,  altså opplisting over transaksjoner og beholdninger. Jeg tror det er opplagt at behov for teknologibeherskelse i regnskapsvesenet den gangen og i flere tusen år var å beherske skrivekunsten og å finne noe å skrive på.  Først under renessansen, den store kulturrevolusjonen i Europa på 1400-tallet da Europeisk kultur brått aksepterte mange teknologiske erkjennelser (som  f eks den eldgamle kunnskap at jorden  kan være rund), dukket det bobbelte bokholderi frem. For italiensk bankvesen var oppfinnelsen meget fruktbar, for den ga det fortrinn at man meget enkelt fikk vist hvordan transaksjonene påvirket beholdningene (eller  i én og samme operasjon laget et resultatregnskap som forklarte endring i beholdning og egenkapital i balansen).

Samtidig er dobbelt bokholderi er en kontrollteknikk som bygger på anvendt av matematikk (numerisk metode). Slik anvendt matematikk illustrerer godt hva som var nytt under renessansen i Europa, en vilje til leting etter kunnskaper og aksept for å gjøre ting på nye måter. Tenk hvilket fortrinn de italienske bankene hadde bare ved at de hadde en automatikk for å oppdage feilskrift (D/K-kontroll).

Luca Pacioli fant ikke opp det bobbelte bokholderi, men han var den første som beskrev dette på en fyldig måte som matamatisk metode. Etter at metoden var gjengitt i et matematisk verk, løftet den seg fra å være bedriftshemmelighet for de som allerede anvendte metoden til å bli alment kjent og anvendelig for alle - i den grad boken med innholdet ble alment kjent 40 år før Gutenberg organiserte boktrykkingen. Tilgjengeligheten - kombinert med den gode anvendbare beskrivelsen - kan vi takke Pacioli for, dermed ble hans navn for alltid knyttet til det dobbelte bokholderi. Han fant den ikke opp, men gjorde den tilgjengelig.

Pacioli var født i San Sepolcro som var en stor by i renessansen med betydelige bidragsytere som Piero de la Fransesca. Besøk byen hvis du har sjansen, den har ikke endret seg mye siden Paciolis dager bortsett at 16 bankierfirmaer rundt byens grand Piazza er skiftet ut med 16 minibanker. Pacioli  må ha vært litt av en pedagog. Han var Michelangelos privatlærer i algebra og skal ha vært konsulent for Italieneren Christoffer Columbus som var en villmann etter ny teknologi. Columbus sitt bokholderi fra den første ekspedisjonen skal befinne seg i den Spanske Kongens Bibliotek, men sies å være i samme middelmådige forfatning som hans navigasjon (plottet Columbus gjorde etter landkjenning på Hispanola ligger langt inne i Texas). Pacioli gikk det bedre for, han ble headhuntet (hva nå det heter på italiensk) til bankene i Venezia og var konsulent der i mange år.

Det bobbelte bokholderi som metode, viste seg meget overlevelsesdyktig. Den er anvendt tilnærmet uendret som beskrevet av Pacioli i 500 år. Det kan med rette sies at blant yrkesgrupper som ikke har endret arbeidsteknikk siden renessansen begrenser seg til klokkere, hummerfiskere og bokholdere. I dag kan man bli forundret over at metodens tilblivelese forutsatte vilje til endring, da dette ikke er det første man får øye på i brukermiljøene i dag. Først ved utstrakt anvendelse av EDB er metoden blitt alvorlig utfordret, men desverre mer av iltre programmerere enn av faglig kyndige bokholdere eller regnskapsfolk.

I dag er det en påtrengende utfordring å ta i bruk ny digital teknologi uten å miste elementene som gir oppdagelse av feil (D/K-kontroll). Dette kan lett skje, særlig fordi den tette forbindelsen mellom matematikere og bokholdere ikke er opprettholdt siden Paciolis dager. På 100 år er det knapt påvist én matematiker som har beskjeftiget seg med matematisk fremstilling av det dobbelte bokholderi, og dermed har IT-ingeniørene ikke hatt råstoff å hente for å ta vare på disse sider av den interne kontrollen når de planlegger programmer for økonomi. Dermed blir kontroll med store tallmengder  redusert til et brukerkrav som ordnes,  hvis mulig, ved implementering.


Tilbake til Index.