A
BOKFØRINGSLOVEN
Tilbake
til Index
EN
VEILEDNING FOR PROFESJONELLE
©2005
Redaktør:
JAN BLOM; jblom@bokholder.com
DEL
1,
BOKFØRINGSLOVEN, OVERSIKT
1.
Bokføringsloven
(BFL)
- Hva er vedtatt:
Ny bokføringslove ble sanksjonert i statsråd 19. november
og vil bli benevnt som Lov nr 73
av
19.november 2004.
Den 1. desember 2004 offentliggjorde FD forskrift (F) til
Bokføringsloven. Den som leter i forskriftene etter
overgangsordninger blir skuffet, for disse er vedtatt i forskrift av 2.
desember 2004. Ikrafttredelse er 1. januar 2005, men loven er ikke
obligatorisk før 1. januar 2006. Derfor kan ikke de gamle
forskriftene avvikles før 1. januar 2006. Slik overgangsreglene
er utformet ser det ut for at mann må velge om man er på
regnskapsloven av 1977 med løsbladforskrifter, på
regnskapsloven av 1998 med forskrifter (Den forrige mva-lovens
forskrift 1 og 2 er gjeninnført for de som bruker Regnskapsloven
av 1998!) eller bokføringsloven av 2004 med forskrift.
Hvorvidt man blander over eller ikke er antakelig ikke noe poeng
å finmåle og er antakelig ikke mål for bokettersyn.
Dette skillet bør få nokså liten oppmerksomhet i
løpet av 2005, men husk å dokumentere (skrive ned) hva som
gjøres digitalt. Uten slik dokumentasjon er men ikke på
noen av lovene og kan få regnskapspålegg på grunn av
utilstrekkelig prosedyre om noe går galt.
2. Mandat for
bokføringsloven.
Da regnskapsloven av 1998 ble vedtatt skapte kapittel 2 om selve
bokføringen uro og bråk av flere grunner. Den saklige
hovedgrunnen bør være at både registreringsplikt og
oppbevaringsplikt med tvilsom hensikt eller samfunnsmessig nytte. I
tillegg kom at avgrensning av både registreringsplikt og
oppbevaringsplikt fremstod som uklar slik at de regnskapspliktige ikke
lett kunne vite om de fulgte loven eller ikke.
FD gikk inn for å lage et utvalg som skulle foreslå noe
bedre. Utvalget hadde utspring fra Norsk Regnskapstiftelse og var satt
sammen av de viktigste høringsinstansene for nye
bokføringsregler (NHO, Revisorforeningen, NARF,
Kontrollmyndighetene ved Skattedirektoratet m.fl.). Sammensetningen og
arbeidsformen har ført til at de instansene som deltok pent
får være fornøyd med formen på loven.
Når det gjelder forskriftene så er nok disse i
større grad preg av at FD er forfatter.
Utvalget gikk inn for en bokføringslov som var atskilt fra
regnskapsloven. Dermed har vi fått en regnskapslov som handler om
forvaltning av god regnskapskikk, nemlig vurderinger og presentasjon.
Bokføringsloven handler om bokføring, dokumentasjon og
oppbevaring.
Instansene har deltatt med noe varierende innsatsvilje. NARF (norske
autoriserte regnskapsføreres forening) og revisorene har latt
høre kraftig fra seg, mens NHO har vært mildest i
utrykket. Det kan virke som om NHO lot NARF representere seg i dette
arbeidet. Dermed er behov som er direkte knyttet til de største
bedriftene kommet mindre til uttrykk i lovarbeidet enn behovene til de
små bedriftene. Forøvrig er videreføring av
formalregler og tilpasning til ny teknologi vært fremtredende
strategi. Utvalget har vist iver i å fremstå som enstemmig.
Likevel er det tydelig at deler av teksten (spesielt i forskriften)
bærer kontrollmyndighetenes buemerke.
Lovforarbeidene består for det vesentlige av NOU nr 20 fra
2002/2003, utgitt 31. oktober 2002. Teksten er god, lite departemental
og godt egnet til pedagogiske formål og som oppslagsverk
når man lurer på avgrensninger i plikter i egen situasjon.
Begrunnelser for valg som er gjort i lovarbeidet er godt belyst med
eksempler som vil være tilstrekkelig for å finne vei i de
fleste alminnelige situasjoner. Hovedunntaket er finansieringsforetak,
disse er bevisst utelatt fra eksemplene i NOU 20 fordi det var
så mange andre hensyn (samkvem mellom banker,
Kredittilsynet mm) som har atskillige regler å videreføre
som ikke er i bruk utenfor Finansieringsforetakene.
3. Hva
er nytt?
Bokføringsloven viderefører mye fra gamle regler. Dette
er mer synlig i forarbeidene (NOU 20 fra 2002) enn i loven og
forskriftene. Loven pålegger ikke meget nytt, men
åpner opp for fornyelser, særlig gjelder dette
digitalisering.
De viktigste endringene er:
1. Loven er lite opptatt av form på bokføringen.
Utgangspunktet er å spesifisere hvilke opplysninger som minst
skal oppbevares tilgjengelig for kontrollmyndighetene. Disse
opplysningene som er spesifisert i ”Lovbestemte spesifikasjoner”
(hvorav 3 er nye) kan godt oppbevares atskilt fra
økonomisystemet der dette er fornuftig.
2. Det er fritt valg av medium for oppbevaring, også
magnetisk.
3. Differensiert oppbevaringstid, 10 år på
primærdokumentasjon og 3,5 år for
sekundærdokumentasjon.
4. Klarere definisjon av bokføringsbegrepet hjelper til
med å avgrense oppbevaringsplikten.
5. Fritt fram for bokføring i utlandet, men ikke for
oppbevaring i utlandet.
6. Rene konti blir borte til fordel for annen systematisk
kodebruk (tilordningskoder).
7. Systembeskrivelse blir viktig instrument ved bokettersyn.
8. Lovbestemmelse som krever orden og fullstendighetskontroller.
9. Mer fleksible ajourholdsbestemmelser.
10. En viss reskontroplikt for kontantsalg til næringsdrivende.
11. Skjerpet dokumentasjonsregler ved kontantsalg og uklar avgrensning
av kontantsalg. 3. parts løsninger for oppgjør mellom
partene kan bli innlemmet i kontantsalg i visse tilfeller.
12. Begrepet ”God Bokføringsskikk” har fått plass i loven
og vil bli forvaltet av regnskapsstiftelsen.
13. Timeliste-plikt i mange tjenesteytende næringer og
Bygg-/anleggsbransjen.
14. Oppbevaringsplikt på timelister for timelønnede.
4. Grunnleggende forutsetninger
(BFL §4):
Bokføring, spesifikasjon, dokumentasjon og oppbevaring av
regnskapsopplysninger skal skje i samsvar med følgende
grunnleggende forutsetninger. Disse basisreglene er ikke kalt
prinsipper for at ingen skal forveksle disse med
regnskapsprinsipper som er noe annet.
1. Regnskapssystem: Det skal foreligge et ordentlig og oversiktlig
regnskapssystem som muliggjør produksjon av pliktig
regnskapsrapportering og spesifikasjoner, og som er innrettet slik at
opplysningsplikten kan ivaretas.
2. Fullstendighet: Alle transaksjoner og andre
regnskapsmessige disposisjoner skal bokføres på en
fullstendig måte i regnskapssystemet.
3. Realitet: Bokførte opplysninger skal være resultat av
faktisk inntrufne hendelser eller regnskapsmessige vurderinger og skal
gjelde den bokføringspliktige virksomheten.
4. Nøyaktighet: Opplysninger skal bokføres og
spesifiseres korrekt og nøyaktig.
5. Ajourhold: Opplysninger skal bokføres og spesifiseres
så ofte som opplysningenes karakter og den
bokføringspliktige virksomhetens art og omfang tilsier.
6. Dokumentasjon av bokførte opplysninger: Bokførte
opplysninger skal være dokumentert på en måte som
viser deres berettigelse.
7. Sporbarhet: Det skal foreligge toveis kontrollspor mellom
dokumentasjon, spesifikasjoner og pliktig regnskapsrapportering.
8. Oppbevaring: Dokumentasjon, spesifikasjoner og pliktig
regnskapsrapportering skal oppbevares så lenge det er saklig
behov for å kontrollere pliktig regnskapsrapportering.
Oppbevaring skal skje i en form som opprettholder muligheten for
å lese materialet.
9. Sikring: Regnskapsmaterialet skal på en forsvarlig måte
sikres mot urettmessig endring, sletting eller tap.
10. God bokføringsskikk: Bokføring, spesifikasjon,
dokumentasjon og oppbevaring av regnskapsopplysninger skal skje i
samsvar med god bokføringsskikk.
Dermed er det lovbestemt med orden i bokholderiet her i landet - om
sider. I siste punkt knyttes begrepet God Bokføringsskikk til
loven.
5. Terminologi
Etter all pepper som er delt
ut til kapittel 2 av Regnskapsloven av 1998 vil jeg peke på at
arbeidet som ligger bak lovteksten fra 1998 har vært meget
fruktbart når det gjelder å fornye terminologien i
bokføringsreglene. I arbeidet med bokføringsloven ble
terminologifornyelsen ikke fulgt opp, desverre, for dermed vil loven
bli noe unøyaktig på viktige områder. Tradisjonell
bokholderterminologi er ikke fornyet i takt med EDB-utviklingen til
tross for at bokholdere har bruk for mange av de samme begrepene som
IT-folk. Dette skaper grassate misforståelser i samarbeidet,
særlig når det gjelder filbehandling. Spesielt vil jeg
berømme forfatterne bak kapittel 2 til 1998-loven med
følgende begreper:
<<<ill: BFL 2004 terminologi.jpg>>>
- Bilagsnummer: Da jeg stillet
spørsmål i høringsrunden om begrepet var til hinder
for å anvende bokstaver i bilagssidentifikasjonen var svaret:
nei. Poenget er fortsatt at dokumentasjonen (bilaget) skal ha en unik
identifikasjon. Bokholdere har plikt til å organisere
fullstendighetskontroll og realitetskontroll. Den tradisjonelle og
uovertrufne fullstendighetskontroll i helt manuelle systemer er å
bygge på at nummerserier skal være "tette" (alle nummer
tilstede bare én gang). Denne metoden er meget effektiv
når kontrollen utføres av menneskelig øye. For
datamaskiner (som ikke bruker 10-tallsystemet) kan fullstendighet og
nøyaktighet med hell organiseres på andre måter. Som
eksempel kan jeg nevne at jeg aldri har truffet 2 personer med
personnummer etter hverandre eller bankkonti med kontonummer i sekvens.
Dette kommer selvfølgelig av at numrene er bygget opp på
en helt annen måte med "indre logikk" og kontrollsiffer. Jeg tar
for gitt at fokeregisteret likevel har fullstendighetskontroll. Poenget
er at når bokholderet forlater "tett nummerserie" må de
skrive ned (= dokumentere) hva for ordning som er valgt i stedet i
systemdokumentasjonen for bokføringssystemet.
- Tilordningskoder omfatter
hele kontostrengen (alle sorteringsbegreper) som avdelingskoder,
landkoder, produktkoder, objektkoder, mva-koder etc. Ikke alle disse
kodene er nødvendige for lovbestemte spesifikasjoner og pliktig
regnskapsrapportering. Dermed er ikke alle oppbevaringspliktige, men
det krever god planlegging å utelukke noe fra lovbestemte
spesifikasjoner. Loven nevner ikke begrepet hovedbokskonto. Begrepet er
"avhelliget". Bokføringspliktige er ansvarlige for å holde
seg med tilstrekkelig med koder til å prestere minst pliktig
regnskapsrapportering og lovbestemte spesifikasjoner.
- Bokføre brukes om registrering av en undergruppe av
opplysninger til regnskapssystemet som er oppbevaringspliktig etter
bokføringsloven. Et avansert økonomisystem inneholder
mengder av data som ikke regnes som bokføring og som ikke
nødvendigvis må oppbevares etter loven. Et eksempel kan
være kredittid hos en leverandør. Dette registreres i
økonomisystemet men er ikke oppbevaringspliktig i seg selv. I
forarbeidene til loven går det klart frem at en del forsystemer
til regnskapssystemet ikke regnes som del av bokføringssystemet
selv om det er levert av systemlevrandøres til
"økonomisystemet". Som eksempler nevnes Ordresystem,
lagersystem, faktureringssystem, kassesystem og lønningssystem.
Lovens logikk er at disse systemene til vanlig brukes til å
prosdusere dokumentasjon for bokføringen som skjer i den delen
av økonomisystemet som vi har pleid å kalle hovedboken.
- Elektronisk. Elektronikk er
en gren innen fysikken som handler om hvordan elektroner opptrer i
vakuum, gasser og halvledere. Elektronisk lagring skal strengt tatt
være lagring i RAM dersom vi holder oss til datamaskiner slik de
har vært bygget opp til nå. Dette er den del av
datamaskiner som øyeblikkelig glemmer alt dersom strømmen
er borte 1/100 sekund. Denne del av datamaskinen er ikke akseptabel som
lagringsmedium. Oppbevaring etter bokføringsloven bør
skje digitalt, men magnetisk eller optisk). Det er litt underlig
hvordan et ord med en betydning så fjernt fra det som er
ønskelig ser ut til å overleve i
bokføringsterminologien. Jeg tror begrepet kommer til å
feste seg som synonym til digital. Det er min oppfatning at hver gang
bokføringsreglene omtaler noe som elektronisk så menes det
digitalt (digital bokføring, digital oppbevaring, digitalt
salgsdokument). Se
avgrensning mot elektrisk her.
6. Overgangsordninger.
BFL gjelder fra 1. januar 2005. Overgangsordningene som er gitt i
forskrift av 1. desember 2004 sier at bokføringspliktige kan
velge mellom ett av 3 regelsett for 2005:
- Regnskapsloven av 1977 med forskrifter.
- Regnskapsloven av 1998 kapittel 2 med forskrifter.
- Bokføringsloven av 2004 med forskrift.
Og så heter det at men skal benytte ett og samme regelsett hele
året. Untatt er reglene om oppbevaring der man kan velge reglene
i bokføringsloven selv om man følger en av de gamle
regnskapslovene ellers.
Betyr det at overgang til nytt
regelsett må skje på en nyttårsaften? Formelt sett
ja, men reelt sett trenger dette atskillig tenkevirksomhet.
Sjekk følgende scenarier:
- Dersom en bokføringspliktig ønsker å begynne
å føre bøker i
utlandet i løpet av 2005, ma han da ha tillatelse fra
skattedirektoratet fordi han innrømmer ikke å ha endret
alt bokholderi til BFL mens han fritt kunne ført hvorsomhelst
uten ytterligere tillatelse dersom han mente å følge BFL?
Tja. Personlig tror jeg at om men hadde fått svar på en
søknad om å føre bøker i utlandet i 2005
ville betingelsene vært at men måtte innrette seg etter den
nye loven. Da har vi en Catch 22-situasjon: Du får bare
tillatelse dersom du ikke trenger en! Finjusen kunne også tatt en
slik retning: Dersom du gjennomfører bokføringen på
samme måte som før, er det i orden å føre i
utlandet. Personlig har jeg mest tro på det første
scenariet.
- Dersom en ingeniørbedrift ønsker å skifte medium
for oppbevaring av inngående notaer til digitalt image, vil
overgangsreglene være til hinder for dette intil
ingeniørbedriften har innført timelister som er
obligatoriske ifølge BFL? Her kan de kanskje gjennomføre
ønsket sitt dersom skifte av medium regnes som
oppbevaringsbestemmelse. Det er bare det at Lovens §13 om
oppbevaring ikke inneholderen hjemmelen for fritt valg av media, slik
hjemmel finnes i forskriftenes §7-1 uten henvisning til lovens
§13. Dermed er ikke jeg personlig sikker på om vi har pekt
på en tilstrekkelig dekningsoperasjon for formålet. Det
gjelder å være ærlig nok til å se at dersom
digitalisering gjennomføres ut over det som var greitt under
regnskapslovene, har BFL en annen tilnærming til dokumentasjon av
systematikken (systembeskrivelse) og noe annerledes formulering av krav
til IT sikkerhet enn de gamle regnskapslovene.
Det er om å gjøre at planleggingen av overgang til ny lov
utføres med tanke på helheten, uten for mye slagside til
det opportunistiske, som lett begrenses til det som passer en selv
best.
7. Hva
er bokføring?
Definisjon fra NOU 20 2002 punkt 4.3.3:
"Registrering i regnskapssystemet av transaksjoner og andre
regnskapsmessige disposisjoner som direkte påvirker eiendeler,
gjeld, egenkapital, inntekter eller kostnader. Bokføring
kjennetegnes av at det posteres til debet og til kredit med like store
beløp."
Dermed er det sannsynlig at dobbelt bokholderi er påbudt ved lov
eller at man bør begrunne det svært godt om andre metoder
er i bruk. Er det flaut å ha et yrke som bruker metoder som ble
funnet opp i middelalderes? Neppe, det gjør navigatører
også, men akkurat som oss har de fått noen elektroniske
hjelpemidler til å hjelpe seg med. Husk at det dobbelte
bokholderi er en aritmetisk begrunnet metode til å holde kontroll
med store tallmengder. Metoden har innebygget
nøyaktighetskontroll. Brukes andre metoder, som for eksempel
enkel eller ensidig opplisting av tall, må det anvendes og
beskrives andre nøyaktighetskontroller. Brukeren vil nok ha
problemer med å oppnå tillitt hos kontrollmyndighetene om
noe går galt.
Bokføre brukes om registrering
av en undergruppe av opplysninger til regnskapssystemet som er
oppbevaringspliktig etter bokføringsloven. Et avansert
økonomisystem
inneholder mengder av data som ikke regnes som bokføring og som
ikke
nødvendigvis må oppbevares etter loven. Eksempler kan
være kredittider, leveringstider mm. Dette registreres i
økonomisystemet men er ikke
oppbevaringspliktig i seg selv. I forarbeidene til loven går det
klart
frem at en del forsystemer til regnskapssystemet ikke regnes som del av
bokføringssystemet selv om det er levert av
systemlevrandøres til
"økonomisystemet". Som eksempler nevnes Ordresystem,
lagersystem,
faktureringssystem, kassesystem og lønningssystem. Lovens logikk
er at
disse systemene til vanlig brukes til å produsere dokumentasjon
for
bokføringen som skjer i den delen av økonomisystemet som
vi har pleid å
kalle hovedboken. Dette er utrykkelig nevnt i forarbeidene (NOU 20
2002/03).
8. Hvem
er bokholdere?
Den nye bokføringsloven er svært konservativ i
språket. Den inneholder knapt ett nytt ord, til tross for at
teknologien som anvendes for området endrer seg usedvanlig
raskt for tiden.
Lovens språk kan gi næring til et konservativt syn på
hvordan bokholderi bør gjennomføres. Vi bør
innta et konsultativt syn på utførelsen for å
vise klientene at de med fordel kan ta i bruk ny teknologi, bare de
holder seg innenfor lovens rammer. Derfor er det mer riktig
å lære seg hvordan man tilfredstiller formalreglene med ny
teknologi, enn å se på formalreglenes
begrensninger.
Bokholderen - en reinkanert
yrkesgruppe?
Det er ikke så ofte jeg ser noen søke etter bokholder
lenger. Vanligvis blir det søkt etter "Konsulent I" eller noe
lignende. Opplistingen nedenfor kan være til hjelp for
å strukturere tenkningen både hos arbeidssøkende
og arbeidsgivere.
Bokføring omfatter registrering , dokumentasjon og oppbevaring
av transaksjoner og beholdninger, og formålet er kontroll og
å lage grunnlag for rapportering. Å planlegge og
utføre bokholderi effektivt med kvalitet er et eget
fagområde som ikke bør forveksles med
regnskapsfaget. I dag er det for mange som ikke vet forskjellen:
Regnskap bygger på bokholderi og tilfører vurderinger og
presentasjon.
Enkelt sagt utføres bokholderi hver dag, mens regnskap legges
frem bare av og til. Årsregnskap står i særstilling.
Årsregnskap er pliktig rapportering for alle regnskapspliktige og
formatet reguleres i regnskapsloven som gir opphav til god
regnskapsskikk (GRS). Regnskapsloven og GRS regulerer vurderingene og
presentasjonen. Internt regnskap presenteres ofte månedlig, men i
svært forenklet presentasjon etter eget valg i forhold til
årsregnskapet. Hittil er også lovregler om bokholderi tatt
inn i regnskapslovene, men høsten 2004 forventer jeg at ny
Bokføringslov (BFL) vedtas. Dermed får vi en lovstruktur
som gjør det tydeligere at vi står ovenfor to
svært forskjellige fagområder, til tross for et
nærgående samliv.
Regnskapsfaget topper en siviløkonomutdannelse og er ansett som
et avansert og akademisk preget fagområde. En kan bli flink i
vurderinger og presentasjon uten å ha vært i nærheten
av registrering, dokumentasjon og oppbevaring - dette er like sant som
at en god gullsmed ikke behøver å vite noe om gruvedrift.
Vurderinger og presentasjon er oppgaver som vanligvis blir tilordnet
Controllere. Bokholder er nesten utradert som yrkestittel. Tidligere
var Hovedbokholder den mest betrodde stilling i en bedrift, nest etter
Disponent. I dag er tittelbildet endret:
Adm. direktør: Er daglig
leder og rapporterer til styret som rapporterer til aksjonærene
og har ansvar for all ekstern rapportering.
Finansdirektør: Finnes
vanligvis bare i store virksomheter. Han skal sørge for at
virksomheten har tilstrekkelig og hensiktsmessig finansiering, enten
dette er egenkapital eller lånekapital.
Økonomidirektør:...eller
økonomisjef. Det er vanligvis ham som presenterer
regnskapet og sørger for vurderinger og presentasjon,
altså er det ham som representerer den øverste
regnskapsfaglige kompetanse i virksomheten og er oftest sjef for
controllere.
Regnskapssjef: Han er sjelden
direktør, er vanligvis sjef for bokholderne og sørger for
registrering, dokumentasjon og oppbevaring samt viktige
kontrolloppgaver. I bedrifter som ikke har økonomisjef, er det
ofte regnskapssjefen som kjøper inn regnskapstjenester
(vurderinger og presentasjon) i betydelig omfang. Disse tjenester
kjøpes vanligvis fra revisorer, og ikke fra
regnskapsbyråer som mange vil tro, for disse bedriver for det
meste med bokholderi.
Regnskapsbyrå: Bærer
vanligvis ikke navnet sitt med rette fordi disse svært sjelden
utfører vurderinger og presentasjon, men begrenser seg til
bokholderitjenester. Jeg er sikker på at om konsumenter var
vanlige kunder ville forbrukerombudsmannen fått bransjen til
å skifte navn til bokføringsbyråer. Bransjen har et
problem med at bokholdere ofte har en lønn som er mindre enn
lønnen til kyndige regnskapsfolk og tror fremdeles at de skal
få utført både bokføring og
regnskapsfaglige tjenester med det samme personellet. Jeg har tilgode
å se dette utført vellykket innenfor den vanlige
organisering av arbeidet til regnskapsbyråer.
9. Hvordan lage en
regnskapsskandale i en fart - hendige råd finner du her:
Det er blitt mektig populært med regnskapsskandaler - hos
journalister [eksempler på skandaler]. Er dette det samme som
bokholderi-skandaler? Svært sjelden. Min påstand er at bak
hver regnskapsskandale står hundre forundrede bokholdere og
én arrestert økonomidirektør. Husk at
regnskapsloven handler om vurderinger og presentasjon, mens
bokføringsloven handler om registrering, dokumentasjon og
oppbevaring. Regnskapsskandalene handler om å presentere feil
eller vurdere feil. Dette kan skje selv om de tre oppgavene som er
tilordnet bokføringsloven er tilfredstillende løst.
Problemet med å få ordnet seg en regnskapsskandale er
å unngå at kontrollerende ordninger og revisorer ikke skal
fange opp hva som er i ferd med å bli feil. Til dette
formålet kan bokholderiet være et godt instrument. Slik
gjør du det:
Dersom du ikke er nødt til å bruke dobbelt bokholderi
ligger veien åpen. Er du bundet til dobbelt bokholderi kan du
komme nesten like langt ved å gå noen omveier som vist her:
- Del opp registrering av hver transaksjon i flere elementer. Dette
begrunnes med at hvert element har en kontrollfunksjon eller skal bidra
til god fordeling av produksjonskostnader mellom avdelinger, objekter,
markeder o.l. ved å bli ført på forskjellige typer
interimskonti etc med navn og plassering i kontoplanen som gjør
at det ikke er opplagt for bokholder om det er resultatkonti eller
balansekonti og om de er i "driftsregnskap eller finansregnskap.
- La hvert element bli behandlet av flest mulig forskjellige personer
slik at færrest mulig får oversikt over helheten. Dette
begrunnes med spesialisering for å oppnå effektivitet og
arbeidsdeling for å oppnå kontroll mot misligheter.
- Pass på at systematikken ikke er skrevet ned (dokumentert) fra
handel med kunde eller leverandør til plass i resultatregnskap
og balanse. Siden bokføringsloven krever dokumentasjon må
det finnes noe, men aldri nok til at noen kan se om
transaksjonsbehandlingen til slutt påvirker resultat og balanse
som forventet. Uten dokumentasjon bryter du loven. Med rett type
dokumentasjon vil du avsløre at leseren intet forstår. Da
bør dokumentasjonen være skrevet av en konsulent uten
bransjeerfaring og uten erfaring med bokholderi. Sørg for
å anvende en konsulent med et utpreget
kommitté-språk med indirekte verb og lange omskrivninger,
helst fra en annen by slik at han ikke kommer tilbake.
- Dersom bedriften dr utstyrt med controllere eller internrevisorer,
sørg for at disse konsentrerer seg om primærregistrering
av transaksjoner og ikke analyserer økonomiske sammenhenger.
Kontinuerlig analyse av økonomiske sammenhenger er drepen for
regnskapsskandaler, særlig hvis den utføres av noen som
forstår virksomheten.
- Bruk konsekvent fortegnfrie rapporter slik at leserne blir
fremmedgjort til aritmetikken i det dobbelte bokholderiet. Bruk
resultatrapporter uten balanse slik at ingen lesere kan se at debet
stemmer med kredit.
- Bruk bokholderiet til prediksjon av fremtid, det er det ikke laget
for og prediksjon inngår ikke i den aritmetiske begrunnelsen for
metoden. Den mest klassiske form for prediksjon er å lage
periode-regnskap før periodens transaksjoner er registrert slik
at periodens resultatposter for det vesentlige er estimater basert
på interpolering av forrige periode som også var
interpolert. Kombinert med fortegnfrie rapporter og resultatrapporter
uten balanse er du nesten i mål. Styret vil berømme deg
for de tidlige lettleste rapportene. Det gjenstår bare å
komme gjennom årsoppgjørsrevisjonen.
- Revisor må prates med. Han vil like å høre om alle
kontrollene som er innebygget i systemet med alle interimskontiene og
bør bruke opp tiden sin til å notere ned kontrollene. Han
liker å få en saldobalanse som stemmer debet/kredit ferdig
gruppert i klasser i det kommende årsregnskapet. Blir han
vanskelig og skal gjøre transaksjonstester, så må du
nok sørge for å svare på noen av
saldoforespørslene og bankbrevene selv. Unngå
¨uforklarlig" dekningsbidrag om revisor skulle finne på
å lage sine egne analyser i tillegg til de han får av deg.
- I mål. Nå er veien åpen til noen gode
feilpresentasjoner.
Lykke til!
Skulle du være i den situasjonen at du allerede har et system med
noen av elementene beskrevet ovenfor uten å ønske det,
ring +47 911 70 603.
10. På tide med en
kreativ
bokholder.
De som driver med "business reengineering" har hatt lite gjennomslag i
bokholderiene. Bakgrunnen ser ut til å være at
regnskapssjefer med sterke personligheter har funnet formelle grunner
til ikke å andre rutiner. Meget ofte er inntrykket av fomalia
ikke begrunnet i lover og forskrifter , men rett og slett overtro.
Bokføringsloven kan effektivt endre dette inntrykket fordi en
del tilvante forestillinger kan bli vesentlig utfordret.
Det klassiske erkeeksemplet er f eks at originalfakturaer skal
være attestert med penn og blekk før bokføring.
Dette har aldri stått i noen norsk regnskapslov noen gang. Den
vanskelige utfordringen til bedriftsledere er ikke å miste intern
kontroll når rutiner endres. Eksemplet viser til en fundamental
kontroll i manuelle systemer. Dette er viktig. Men det er ikke
regnskapsloven som står bak valg av kontroll eller utforming av
kontrolloppgavene. Attestasjon i betydning ogkjennelse i henhold til
fullmakt bør fortsatt skje, men prosessen kan med fordel flyttes
vekk fra papiret.
Et annet eksempel kan være overtroen om at kontering skal
være påført bilag. Dette har aldri stått i
noen norsk regnskapslov (riktignok står det enda (2004) i svensk
regnskapslov). I et helt manuelt bokholderi var slik
påføring en meningsfylt oppgave. Etter 30 år med
digitalt bokholderi der motkontoføring er en del av
inputkontrollene fremstår slik som arbeidskrevende, malplassert
og uten verdi. Likefult gjennomføres slik tilføyelse av
80% av bokføringspliktige i Norge (antakelig 100% i Sverige, men
svenskene kan jeg ikke hjelpe før de endrer loven sin).
Kontrollhensikten er ikke opplagt, og i et digitalt bokholderi er
bilaget logisk feil sted å hente oversikt. Om kontering på
bilag ble fjernet vil det nesten alle steder ikke føre til
kontrolltap, men dette må studeres individuelt.
Rekruttering av bokholdere til nå har vært preget av
å skaffe personer som med iver sementerer eksisterende rutiner.
Nå er tiden kommet til bokholdere med evne til å fornye
rutinene slik at den effektivisering som digitalisering av
transaksjonsbehandlingen kan føre til blir oppnådd. Dette
krever andre bokholdere, og ikke minst andre ledere for bokholderne.
11. Luca
Pacioli og Bokholderiets
historiske fundament.
De eldste skriftlige kilder som finnes domineres i mengde og omfang av
Mesopetanske leirtavler og kalktavler. Blant disse finnes svært
mange som inneholder enkelt bokholderi, altså opplisting
over transaksjoner og beholdninger. Jeg tror det er opplagt at behov
for teknologibeherskelse i regnskapsvesenet den gangen og i flere tusen
år var å beherske skrivekunsten og å finne noe
å skrive på. Først under renessansen, den
store kulturrevolusjonen i Europa på 1400-tallet da Europeisk
kultur brått aksepterte mange teknologiske erkjennelser
(som f eks den eldgamle kunnskap at jorden kan være
rund), dukket det bobbelte bokholderi frem. For italiensk bankvesen var
oppfinnelsen meget fruktbar, for den ga det fortrinn at man meget
enkelt fikk vist hvordan transaksjonene påvirket beholdningene
(eller i én og samme operasjon laget et resultatregnskap
som forklarte endring i beholdning og egenkapital i balansen).
Samtidig er dobbelt bokholderi er en kontrollteknikk som bygger
på anvendt av matematikk (numerisk metode). Slik anvendt
matematikk illustrerer godt hva som var nytt under renessansen i
Europa, en vilje til leting etter kunnskaper og aksept for å
gjøre ting på nye måter. Tenk hvilket fortrinn de
italienske bankene hadde bare ved at de hadde en automatikk for å
oppdage feilskrift (D/K-kontroll).
Luca Pacioli fant ikke opp det bobbelte bokholderi, men han var den
første som beskrev dette på en fyldig måte som
matamatisk metode. Etter at metoden var gjengitt i et matematisk verk,
løftet den seg fra å være bedriftshemmelighet for de
som allerede anvendte metoden til å bli alment kjent og
anvendelig for alle - i den grad boken med innholdet ble alment kjent
40 år før Gutenberg organiserte boktrykkingen.
Tilgjengeligheten - kombinert med den gode anvendbare beskrivelsen -
kan vi takke Pacioli for, dermed ble hans navn for alltid knyttet til
det dobbelte bokholderi. Han fant den ikke opp, men gjorde den
tilgjengelig.
Pacioli var født i San Sepolcro som var en stor by i renessansen
med betydelige bidragsytere som Piero de la Fransesca. Besøk
byen hvis du har sjansen, den har ikke endret seg mye siden Paciolis
dager bortsett at 16 bankierfirmaer rundt byens grand Piazza er skiftet
ut med 16 minibanker. Pacioli må ha vært litt av en
pedagog. Han var Michelangelos privatlærer i algebra og skal ha
vært konsulent for Italieneren Christoffer Columbus som var en
villmann etter ny teknologi. Columbus sitt bokholderi fra den
første ekspedisjonen skal befinne seg i den Spanske Kongens
Bibliotek, men sies å være i samme middelmådige
forfatning som hans navigasjon (plottet Columbus gjorde etter
landkjenning på Hispanola ligger langt inne i Texas). Pacioli
gikk det bedre for, han ble headhuntet (hva nå det heter på
italiensk) til bankene i Venezia og var konsulent der i mange år.
Det bobbelte bokholderi som metode, viste seg meget overlevelsesdyktig.
Den er anvendt tilnærmet uendret som beskrevet av Pacioli i 500
år. Det kan med rette sies at blant yrkesgrupper som ikke har
endret arbeidsteknikk siden renessansen begrenser seg til klokkere,
hummerfiskere og bokholdere. I dag kan man bli forundret over at
metodens tilblivelese forutsatte vilje til endring, da dette ikke er
det første man får øye på i
brukermiljøene i dag. Først ved utstrakt anvendelse av
EDB er metoden blitt alvorlig utfordret, men desverre mer av iltre
programmerere enn av faglig kyndige bokholdere eller regnskapsfolk.
I dag er det en påtrengende utfordring å ta i bruk ny
digital teknologi uten å miste elementene som gir oppdagelse av
feil (D/K-kontroll). Dette kan lett skje, særlig fordi den tette
forbindelsen mellom matematikere og bokholdere ikke er opprettholdt
siden Paciolis dager. På 100 år er det knapt påvist
én matematiker som har beskjeftiget seg med matematisk
fremstilling av det dobbelte bokholderi, og dermed har
IT-ingeniørene ikke hatt råstoff å hente for å
ta vare på disse sider av den interne kontrollen når de
planlegger programmer for økonomi. Dermed blir kontroll med
store tallmengder redusert til et brukerkrav som ordnes,
hvis mulig, ved implementering.
Tilbake til Index.