BOKFØRINGSLOVENTilbake til Index.
 
EN VEILEDNING FOR PROFESJONELLE ©2005
Redaktør: JAN BLOM;  jblom@bokholder.com
BOKFØRINGSLOVEN, OVERSIKT
A-5.  Terminologi
Etter all pepper som er delt ut til kapittel 2 av Regnskapsloven av 1998 vil jeg peke på at arbeidet som ligger bak lovteksten fra 1998 har vært meget fruktbart når det gjelder å fornye terminologien i bokføringsreglene. I arbeidet med bokføringsloven ble terminologifornyelsen ikke fulgt opp, desverre, for dermed vil loven bli noe unøyaktig på viktige områder. Tradisjonell bokholderterminologi er ikke fornyet i takt med EDB-utviklingen til tross for at bokholdere har bruk for mange av de samme begrepene som IT-folk. Dette skaper grassate misforståelser i samarbeidet, særlig når det gjelder filbehandling. Spesielt vil jeg berømme forfatterne bak kapittel 2 til 1998-loven med følgende eksempler:

Regnskapsloven Kap. 2	Bokføringsloven
Bilagsidentifikasjon Nøytral til andre tegn enn tall	Bilagsnummer Forabeidenes henvisning til videreføring tilsier at andre tegn enn tall aksepteres, bare man har annen metode enn tallrekkefølge til åbevise orden og henvisningen er entydig (ingen dubletter takk)
Tilordningskoder Hele kontostrengen	Kontering Hva med andre koder enn hovedbokskonti?
Registrere	Bokføre Definert slik at dette omfatter den undergruppe av registreringer av transaksjonsopplysninger  i  regnskapssystemet som er oppbevaringspliktige
Digital Bruk av to-tall-systemet	Elektronisk Blir å lese som digital

- Bilagsnummer: Da jeg stillet spørsmål i høringsrunden om begrepet var til hinder for å anvende bokstaver i bilagssidentifikasjonen var svaret: nei. Poenget er fortsatt at dokumentasjonen (bilaget) skal ha en unik identifikasjon. Bokholdere har plikt til å organisere fullstendighetskontroll og realitetskontroll. Den tradisjonelle og uovertrufne fullstendighetskontroll i helt manuelle systemer er å bygge på at nummerserier skal være "tette" (alle nummer tilstede bare én gang). Denne metoden er meget effektiv når kontrollen utføres av menneskelig øye. For datamaskiner (som ikke bruker 10-tallsystemet) kan fullstendighet og nøyaktighet med hell organiseres på andre måter. Som eksempel kan jeg nevne at jeg aldri har truffet 2 personer med personnummer etter hverandre eller bankkonti med kontonummer i sekvens. Dette kommer selvfølgelig av at numrene er bygget opp på en helt annen måte med "indre logikk" og kontrollsiffer. Jeg tar for gitt at fokeregisteret likevel har fullstendighetskontroll. Poenget er at når bokholderet forlater "tett nummerserie" må de skrive ned (= dokumentere) hva for ordning som er valgt i stedet i systemdokumentasjonen for bokføringssystemet.

- Tilordningskoder omfatter hele kontostrengen (alle sorteringsbegreper) som avdelingskoder, landkoder, produktkoder, objektkoder, mva-koder etc. Ikke alle disse kodene er nødvendige for lovbestemte spesifikasjoner og pliktig regnskapsrapportering. Dermed er ikke alle oppbevaringspliktige, men det krever god planlegging å utelukke noe fra lovbestemte spesifikasjoner. Loven nevner ikke begrepet hovedbokskonto. Begrepet er "avhelliget". Bokføringspliktige er ansvarlige for å holde seg med tilstrekkelig med koder til å prestere minst pliktig regnskapsrapportering og lovbestemte spesifikasjoner.

- Bokføre brukes om registrering av en undergruppe av opplysninger til regnskapssystemet som er oppbevaringspliktig etter bokføringsloven. Et avansert økonomisystem inneholder mengder av data som ikke regnes som bokføring og som ikke nødvendigvis må oppbevares etter loven. Et eksempel kan være kredittid hos en leverandør. Dette registreres i økonomisystemet men er ikke oppbevaringspliktig i seg selv. I forarbeidene til loven går det klart frem at en del forsystemer til regnskapssystemet ikke regnes som del av bokføringssystemet selv om det er levert av systemlevrandøres til "økonomisystemet". Som eksempler nevnes Ordresystem, lagersystem, faktureringssystem, kassesystem og lønningssystem. Lovens logikk er at disse systemene til vanlig brukes til å prosdusere dokumentasjon for bokføringen som skjer i den delen av økonomisystemet som vi har pleid å kalle hovedboken.

- Elektronisk. Elektronikk er en gren innen fysikken som handler om hvordan elektroner opptrer i vakuum, gasser og halvledere. Elektronisk lagring skal strengt tatt være lagring i RAM dersom vi holder oss til datamaskiner slik de har vært bygget opp til nå. Dette er den del av datamaskiner som øyeblikkelig glemmer alt dersom strømmen er borte 1/100 sekund. Denne del av datamaskinen er ikke akseptabel som lagringsmedium. Oppbevaring etter bokføringsloven bør skje digitalt, men magnetisk eller optisk). Det er litt underlig hvordan et ord med en betydning så fjernt fra det som er ønskelig ser ut til å overleve i bokføringsterminologien. Jeg tror begrepet kommer til å feste seg som synonym til digital. Det er min oppfatning at hver gang bokføringsreglene omtaler noe som elektronisk så menes det digitalt (digital bokføring, digital oppbevaring, digitalt salgsdokument).  Se avgrensning mot "elektrisk" her.

Tilbake til Index.